Programmasecretaris Jeugd, Zorg en Basisvoorzieningen (JZB)

Vacature: Programmasecretaris Jeugd, Zorg en Basisvoorzieningen (JZB) – Gemeente Amsterdam

Startdatum: 1 juli 2025
Werklocatie: Amstel 1, 1011 PN, AMSTERDAM
Aantal fte: 0,8
Aantal uren per week: 24 - 32


Opdrachtomschrijving:
De directie Maatschappelijke Voorzieningen zoekt voor het informele team Jeugd, Zorg en Basisvoorzieningen (JZB) een enthousiaste, flexibele en initiatiefrijke programmasecretaris. 

Het team JZB is verantwoordelijk voor de realisatie van zo’n 70 maatschappelijke voorzieningen in Amsterdam en Weesp, zoals jeugdcentra, zorgvoorzieningen en basisvoorzieningen. Het team bestaat uit opdrachtgevers, adviseurs, projectmanagers, bouwmanagers en vastgoedbeheerders, afkomstig uit diverse directies. Samenwerking staat centraal.

Als programmasecretaris ben je de organisatorische spil. Je plant, structureert en ondersteunt. Je denkt actief vooruit, houdt overzicht en zorgt voor structuur. Je ondersteunt de ambtelijke opdrachtgevers proactief en bent gewend om snel je weg te vinden in diverse systemen, zoals MS Teams. Je helpt bij het structureren van digitale werkdossiers en bij het vastleggen en verbeteren van werkprocessen.

Je werkt minimaal 2 dagen per week fysiek op kantoor: op dinsdag op Weesperplein 8 en op maandag of donderdag op Amstel 1.

Werkzaamheden (op hoofdlijnen):
- Voorbereiden van overleggen (zoals stuurgroepen), inclusief agenda, verslaglegging en actiebeheer.
- Coördineren van rapportages en bestuurlijke besluitvorming (incl. opstellen voordrachten met opdrachtgevers).
- Bewaken van deadlines en planningen.
- Structureren en coördineren van werkdossiers in MS Teams.
- Borgen van werkprocessen.
- Organiseren van themabijeenkomsten en presentaties.
- Faciliteren van opdrachtgevers bij overleggen en procesverbetering.
- Rapporteren over voortgang aan een ambtelijk opdrachtgever (minimaal tweewekelijks overleg + schriftelijke samenvatting van risico’s).

Functie-eisen:
- Minimaal 1 jaar werkervaring als project-/programmasecretaris.
- Minimaal 1 jaar ervaring met het werken binnen MS Teams.
- Minimaal 1 jaar werkervaring in een grote gemeentelijke organisatie op het gebied van projectmanagement.
- Minimaal 1 jaar werkervaring in een coördinerende rol.
- Aantoonbare kennis van verandermanagement.

Interesse? Stuur je cv en motivatie naar rkhan@smart-match.nl of bel ons op 0643592286.