Managementassistent | TNO | 32-40 uur | Den Haag of Groningen

Ben jij de organisatorische spil die altijd overzicht houdt?

Ben jij iemand die energie krijgt van plannen, organiseren en ontzorgen? Vind je het leuk om meerdere ballen tegelijk in de lucht te houden en ben jij degene die altijd nét een stap vooruitdenkt? Dan is deze functie als Managementassistent bij TNO jou op het lijf geschreven.

Geen dag is hetzelfde. Je schakelt continu tussen verschillende werkzaamheden, ondersteunt managers en teams en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Dankzij jouw organisatietalent kunnen collega’s zich volledig richten op hun inhoudelijke werkzaamheden.

Wat ga je doen?

Als Managementassistent maak je onderdeel uit van een professioneel secretariaatsteam van twaalf collega’s binnen de ISP-unit van TNO. Samen ondersteunen jullie acht afdelingen en zestien managers. Jij bent primair verantwoordelijk voor de ondersteuning van twee managers en hun teams.

Je krijgt veel vrijheid om je eigen werkdag in te delen. Daarbij bepaal jij continu welke werkzaamheden op dat moment prioriteit hebben. Juist die afwisseling maakt deze functie zo uitdagend.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van complexe agenda’s en mailboxen van managers.
• Inplannen, voorbereiden en notuleren van team- en afdelingsvergaderingen.
• Organiseren van interne en externe bijeenkomsten, vergaderingen en workshops.
• Regelen van vergaderruimtes, catering en facilitaire voorzieningen.
• Ondersteunen bij administratieve processen en diverse secretariële werkzaamheden.
• Beantwoorden van vragen van collega’s over interne systemen en procedures.
• Controleren van brieven, offertes, rapportages en e-mails op correcte Nederlandse en Engelse taal.
• Verzorgen van de administratieve onboarding van nieuwe collega’s.
• Afhandelen van bestellingen en aanvragen.
• Ondersteunen bij projecten en overige organisatorische werkzaamheden.
• Signaleren van verbeterpunten binnen werkprocessen en actief meedenken over efficiëntere werkwijzen.

Jij bent de redder in nood

Binnen TNO ben jij degene waarop collega’s kunnen vertrouwen. Verandert de planning onverwachts? Dan houd jij het hoofd koel.

Moet een manager zich ziekmelden en moeten alle afspraken worden verplaatst? Jij regelt het.

Is er op het laatste moment een belangrijke vergadering waarvoor nog een locatie en lunch geregeld moeten worden? Jij zorgt ervoor dat alles perfect georganiseerd is.

Je bent flexibel, denkt in oplossingen en houdt altijd overzicht, ook wanneer meerdere collega’s tegelijkertijd een beroep op je doen.

Veel vrijheid en verantwoordelijkheid

Deze functie biedt veel zelfstandigheid. Je krijgt de ruimte om je eigen werkzaamheden te organiseren en initiatief te nemen. Zie je kansen om processen slimmer of efficiënter in te richten? Dan wordt jouw inbreng gewaardeerd.

Daarnaast krijg je de mogelijkheid om, naast je dagelijkse werkzaamheden, ook deel te nemen aan afdelingsbrede, unitbrede of zelfs TNO-brede projecten. Hierdoor blijf je jezelf ontwikkelen en blijft je werk uitdagend.

Waar ga je werken?

Je komt terecht binnen de ISP-unit van TNO, waar innovatie, samenwerking en kennisdeling centraal staan. Samen met twaalf enthousiaste secretariaatscollega’s vorm je een hecht team dat elkaar ondersteunt en kennis deelt.

Hoewel managers verspreid over verschillende locaties in Nederland werkzaam zijn, werk jij vanuit Den Haag of Groningen, afhankelijk van jouw woonplaats. Daarnaast heb je wekelijks contact met je collega’s tijdens gezamenlijke online koffiemomenten en teamoverleggen via Microsoft Teams.

Wie ben jij?

Je bent een echte regelaar die graag vooruitdenkt en energie krijgt van een dynamische werkomgeving. Je weet goed prioriteiten te stellen en kunt snel schakelen wanneer de situatie daarom vraagt.

Daarnaast beschik je over:

• Een afgeronde mbo-4 opleiding, bij voorkeur richting Managementassistent, Directiesecretaresse, Office Management of Secretariële ondersteuning.
• Ervaring als Managementassistent, Personal Assistant, Office Assistant of Secretarieel Medewerker.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• Goede beheersing van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede kennis van Microsoft Office, waaronder Outlook en Word.
• Affiniteit met digitale systemen en het vermogen om nieuwe applicaties snel eigen te maken.

Jij herkent jezelf in de volgende competenties

• Je bent proactief en denkt meerdere stappen vooruit.
• Je werkt nauwkeurig en georganiseerd.
• Je kunt uitstekend plannen en prioriteiten stellen.
• Je bent communicatief sterk en servicegericht.
• Je houdt overzicht, ook wanneer de werkdruk toeneemt.
• Je bent positief ingesteld en werkt graag samen.
• Je bent flexibel en vindt het geen probleem om incidenteel een stap extra te zetten wanneer de situatie daarom vraagt.
• Je bent betrouwbaar en komt afspraken altijd na.

Wat bieden wij?

• Een veelzijdige functie waarin geen dag hetzelfde is.
• Veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid.
• Een professionele en informele werkomgeving.
• Samenwerking met enthousiaste collega’s binnen een innovatieve organisatie.
• Mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen en aanvullende projecten op te pakken.
• Standplaats Den Haag of Groningen, afhankelijk van jouw woonplaats.
• Een functie voor 32 tot 40 uur per week.

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van plannen, regelen en ontzorgen? Solliciteer dan vandaag nog en maak het verschil als Managementassistent bij TNO.